Oppskrifter for forenkling

Forenkling av byråkratiet foregår i hele Europa, som i Norge. Noen av metodene som brukes: en gang er nok, taushet er samtykke, èn ut og èn inn.

Dette kommer fram i en stor europeisk undersøkelse gjennomført av EUPAN, European Public Administration Network, som er et nettverk av politikere og byråkrater med ansvar for utviklingen av offentlig sektor. Undersøkelsen viser at i land som er medlemmer eller har samarbeidsavtaler med EU, er de tradisjonelle teknikkene for å redusere og forenkle fremdeles utbredt. Dette gjelder tiltak som kortere svartid på henvendelser til det offentlige, fjerning av formaliteter eller påkrevde dokumenter og deling av data mellom offentlige etater.

Disse veletablerte teknikkene supplementeres ofte med metoder som begrenser omfanget av offentlig myndighetsutøvelse, f.eks nødvendigheten av å utstede lisenser: I rapporten, som ble sluppet i begynnelsen av juli, heter det at : «…mange av EUPANs medlemsstater har startet en revurdering av nødvendigheten av sine eksisterende lisenssystemer for aktiviteter som har lav eller middels risiko.»

Slike lisenskrav er i mange land erstattet av enkle meldinger fra personer eller bedrifter som vil drive f.eks. et utsalgssted for pakket mat, treningsstudio, frisørsalong eller andre servicevirksomheter.

Utbredte teknikker

Å fjerne skjemaer for innsending av dokumentasjon er en metode som begynner å bli utbredt. Istedenfor omfattende dokumentasjon sendes bare en kort skriftlig erklæring, og i prinsippet fungerer systemet som en automatisk sertifisering, hvor bevisbyrden ligger på myndighetene som må bekrefte/avkrefte sannhetsgehalten i erklæringen ved å innhente informasjon (f.eks. om sivil tilstand) fra andre myndigheter.

Andre teknikker som brukes for å forenkle byråkratiet er

  • En gang er nok – prinsippet (grunnleggende data skal bare leveres en gang, og myndigheter som trenger disse dataene henter dem hos andre etater, snarere enn å be borgere eller næringsdrivende om dem).
  • Èn ut og èn inn – prinsippet (hvis en regulering skal inn, skal en annen ut)
  • Felles oppstartdatoer (alle nye reguleringer starter på en felles dato i året.)
  • Taushet er samtykke. (hvis du ikke aktivt reserverer deg, blir du inkludert i ordningen)
  • En inngang til alt (en portal/kontor for levering av mange offentlige tjenester)

Ifølge undersøkelsen er ikke Norge i fremste rekke når det gjelder de mest innovative av disse metodene, selv om vi er langt framme når det gjelder «stillhet er samtykke» og «en inngang til alt». Den nye digitaliserings bestemmelsen i Forvaltningsloven som ble vedtatt i februar inneholder regler om at all kommunikasjon med næringsliv og innbyggere skal foregå digitalt, og at personer aktivt må reservere seg mot digital kommunikasjon med offentlige myndigheter for å motta kommunikasjon på annen måte. Og Altinn blir i denne EU-rapporten beskrevet som en av de mest avanserte løsningene for en inngang til alt-løsninger (One Stop Shopping).

Norske innovasjoner

De tiltakene som blir fremhevet som de mest innovative i den norske forvaltningen er Altinn, eResept, automatiske frikort for egenandeler i helsevesenet og elektroniske skattetrekkkort.

Når det gjelder fjerning av lisenskrav og dokumenter i forholdet mellom offentlige myndigheter og næringslivet er det Hellas, Frankrike, Portugal, Polen og Bulgaria som er mest ivrige (land som hadde mye å ta igjen), mens «en inn og en ut» – regelen er innført i Litauen, Frankrike, Østerrike. Storbritannia (som ikke er med i denne undersøkelsen) har en strengere versjon av denne regelen ved at det kreves at to reguleringer med netto besparinger for næringslivet skal ut, hvis en regulering med netto kostnader skal inn.

De viktigste hindrene for forenkling av byråkratiet består av en lang liste av klassiske problemer: kompleksiteten i reguleringer og lovgivning, mangel på strategisk planlegging, aversjon mot forandring, byråkraters skepsis til å komme ut av komfortsonen, frykt for å gjøre skade for publikum, mangel på koordinering og konsensus mht til hva som skal forenkles, og silotenkning.

I det norske svaret på undersøkelsen kommer det fram at de viktigste hindringene her i landet er mangel på utveksling av data mellom offentlige etater, vanskelig språk i lovgivningen og manglende muligheter til å finansiere digitale fellesløsninger.

Kilder:

EUPAN: Thematic Paper: Simplification of administrative procedures – Reduction of administrative Burdens. 2014