Ny dokumentportal

Leter lenge etter kunnskap

Post-It lapper på papirdokumenter er fremdeles en viktig måte å organisere kunnskap på. Foto: Kudos.

Mange ansatte i offentlige virksomheter og i regjeringsapparatet bruker store deler av arbeidstiden på å lete etter kunnskap. En ny portal for kunnskapsdokumenter skal gjøre denne letingen mye lettere.

I løpet av arbeidet med portalen undersøkte prosjektgruppen hvordan byråkrater finner fram til kunnskap. Departementsansatte og andre offentlig ansatte kan bruke så mye som to dager i uken bare på å lete etter kunnskap om det feltet de arbeider med for øyeblikket. 61 prosent bruker minst en dag i uken på slikt arbeid, mens en 21 prosent bruker minst to dager i uken.

Alle regjeringsdokumenter
– Folk i offentlig sektor bruker voldsomt mye tid på finne fram kunnskap. Det er nesten ikke til å tro.

Dette sier John-Olav Sæter i Direktoratet for forvaltning og økonomistyring. Han har ledet arbeidet med den nye portalen som skal gjøre det veldig mye enklere for utredere og saksbehandlere i det offentlige å finne nødvendig kunnskap.

Portalen heter Kudos (Kunnskapsdokumenter i offentlig sektor) og er nå ute i en betaversjon som blir testet ut av interesserte brukere. Sannsynligvis vil portalen kunne gjøre arbeidet med å lete fram og håndtere relevante dokumenter mye lettere og raskere for alle som arbeider med kunnskap.

I hvert fall hvis prosjektets plan gjennomføres i sin helhet, og klarer å inkludere alle regjeringsdokumenter som NOU ´er, Stortingsmeldinger, Stortingsproposisjoner, evalueringsrapporter og Nasjonalbibliotekets samling av offentlige dokumenter. Portalen har pr. i dag 10692 dokumenter av typen utredninger, evalueringer, revisjoner og årsrapporter mfl.

Lansering i høst
Kudos har i dag en relativt enkel søkemotor og få filtreringsmuligheter for å finne fram til relevante dokumenter. Dette arbeides det kontinuerlig med å forbedre fram til den offisielle lanseringen i høst.

At så mange mennesker bruker så mye tid på å finne fram kunnskap er et overraskende funn som prosjektgruppen bak Kudos gjorde da de arbeidet med å skaffe seg innsikt i hvordan offentlig ansatte arbeider.

Arbeidet med innsiktsrapporten viste at folk i departementene fremdeles i stor grad arbeider med papirdokumenter, fylt opp av post it-lapper. Og de har ofte “sine” mye brukte kunnskapsdokumenter på hylla i kontoret. Denne konvensjonelle måten å samle kunnskap kan bli utfordrende å endre på.

Veldig mye Google
Ferdigheter i hvordan og hvor offentlige skal finne kunnskap er nemlig ikke så avanserte blant offentlige utredere. De aller fleste bruker Google, og de bruker mye tid på det. “Vi googler så det synger!» sa en seniorrådgiver i et departement til prosjektgruppen, og mange bekymret seg for de kjøpte google-treffene, men brukte likevel søkemotoren mye.

Etter Google er det regjeringen.no og lovdata som er de mest brukte kildene for kunnskap i offentlig sektor.

I den spørreundersøkelsen som Kudos gjennomførte var det ingen forskningsportaler eller biblioteker som kom inn på listen over de mest brukte kildene.

Det personlige nettverket til de ansatte var veldig viktig for muligheten til å finne kunnskap. 51% av de som deltok i undersøkelsen mente at det personlige nettverket var deres viktigste kilde til kunnskap.

Personlige nettverk
Dette harmonerer med funnene i undersøkelsen som professor Taran Thune og hennes kolleger på TIK-senteret ved Universitetet i Oslo gjennomførte i 2019. Der kom det fram at ansatte i departementene stort sett spurte sine kolleger når de var på leting etter forskningsbasert kunnskap.

“Det overordnede mønsteret i pilotundersøkelsen er at ansatte i offentlige organisasjoner beveger seg relativt kort når de skal orientere seg i forskningen på et område, og at de gjerne bruker interne ressurser og sine kollegaer, og relativt sett sjeldnere går direkte til forskningen og forskerne. ”

 

 

 

Scroll to Top