Kontinuerlig forbedring

-Dette virker over alt

Entusiasmen for organisasjonsfilosofien Lean er fremdeles stor. Og det er ikke bare konsulentbransjen som fremhever de store fordelene med kontinuerlig forbedring, som filosofien ofte kalles i offentlig sektor

Det er sjelden man opplever så stor entusiasme for organisasjonsutvikling, som når Lean-tilhengerne møtes. Så store oppleves fordelene med Lean-metodene at det ses på som en merkelig utfordring at det politiske systemet ikke i større grad er organisert rundt prinsippene for Lean.

– Når de store politiske reformene skal gjennomføres blir det viktig for politikere å sette sitt merke på reformen. Ofte er disse reformene stryktyrreformer som gjør store endringer i f.eks. kommunestruktur. Disse reformene gjør det ikke lett når man skal fokusere på Lean.

Dette sa Bård Karlsen på Lean-Norges årskonferanse denne uken. Han er drifts- og innovasjonsdirektør i Morrow batteries, som er et av selskapene som planlegger  å bygge store batterifabrikker i Norge. Han har også lang erfaring fra konsulentselskapene EY og PWC, hvor han blant annet arbeidet med store offentlige virksomheter.

Politiske prosesser

I prosessene rundt politiske reformer savner Karlsen spesielt en ting.

– Det jeg har savnet er å sette brukerne og de ansatte i fokus for endringsprosssen; brukerne er utgangspunktet for alt vi gjør. Det å sette deres kompetanse i sentrum for reformarbeid, det er en viktig å årsak til krevende å få det til.

Men han mener at to moderne strømningene innen organisasjons- og ledelsesfilofier kan utfylle hverandre i gjennomføringen av offentlige reformer: tjenestedesign setter brukernes behov i sentrum, Lean setter leveransen av verdi til brukerne i sentrum.

Karlsen viser til eksempler på hvor Lean prosesser hadde ført til store forbedringer: behandlingstiden for uføresaker er redusert fra mellom 70 og 100 dager, til i underkant av 10 dager etter innføringen av Lean-prosesser i NAV. I den virksomheten foretrekker man forresten å bruke det norske ordet kontinuerlig forbedring, av gode grunner.

Lean er en samling av verktøy for utvikling av organisasjoner som setter fokus på å maksimere verdiene som leveres til organisasjonens brukere. Denne verdien kan økes ved å forbedre prosessene som brukes til å levere tjenester og produkter. God flyt i disse  er det prioritert, noe som kan oppnås å skaffe seg innsikt i hvor det skjer sløsing med tid og ressurser.

Drastiske effekter

Andre steder hvor Lean har hatt en dramatisk effekt er ventetiden for behandling av kreft fra 5-6 uker til 1-2 uker i en helseregion, og en 70 prosent reduksjon i antall fristbrudd for sykehusbehandling.

Men Karlsen viste også til store effekter i postleveranser, i andel av brukere som trenger hjelp med digitale selvbetjeningsløsninger og svartid på DNA-prøver.

– Det finnes ingen områder hvor dette ikke virker, påsto Karlsen. – Det er fordi du er nødt til å tilpasse LEAN til den særgene prosessen du står i. Du må ha grunnleggende forståelse for prosessen, det må off sektor vite om seg selv.

Karlsen innrømmet at Lean ofte blir forbundet med krav om effektivitet og produktivitet, men sa at det ikke er dette metodene handler om. Han mente også at tjenestedesignernes fokus på brukerne har løst opp i denne forestillingen. Og det er kombinasjonen av disse to metodene Lean og tjenestedesign som bør brukes av offentlig sektor.

– I levering av offentlige tjenester er prosessen selve produktet. Og tjenester må produseres sammen med brukerne. Skal du få en bedre prossses kan det være at du må trene opp brukerne like mye som de som skal levere tjenester. Det er derfpr veldig viktig å vite hvem brukerne er. Hvis du ikke vet hvem brukerne så leverer du feil tjeneste.

Må kunne levere. ikke bare forstå

Dette perspektivet står også sentralt for lederen for barnevernstjenesten i Asker kommune, Karl Hammarstrøm.

– Tidligere var det bare snakk om effektivitet, og det fenger ikke de som arbeider i barnevernet. Vi måtte sette forbedringsarbeidet inn i en større sammenheng for å forstå brukernes behov, for å redusere behovet for hjelp og dermed redusere offentlig sektor.

Hammarstrøm beskrev at under innføringen av Lean i Asker var det viktig med en åpen dialog, ikke bare å snakke om penger og å oppfylle forvaltningskrav. Det viktiste var å sette arbeidet inn i en helhetsforståelse.

–  I barnevernet skal vi ikke bare utvikle kunnskap om når barn har det vanskelig, ikke bare ha forståelse av traumer i familien, men vi må også ha kompetanse for å levere resulater. Derfor fikk vi inn nye stillinger som skulle hjelpe de som direkte jobber med familiene. Barnevernskonsulentene skal ikke sitte med administrative oppgaver, men jobbe jobbe med familiene.

Mål: en lærende organisasjon

Entusiasmen for Lean var om mulig enda sterkere i et innlegg fra direktør for utvikling i Gjesdal kommune i Rogaland, Tom Gilje. Han har drevet med Lean fra han var rektor på en skole i kommunen for flere år siden.

Nå har kommunen innført dette som den styrende organisasjons- og ledelsesfilosofien, og kommunen har tat mål av seg å bli den ledende kommunen i landet på bruk av Lean-metoder.

Men hovedhensikten er ikke selv metoden:

– Hovedmålsettingen vår er hvordan skal man kan bruke Lean til å bli en lærende organisasjon. Lean er ikke noe mål i seg selv, men at man skal bruke det

Har du en kommentar til denne artikkelen, eller en egen sak du vil skrive?
Kontakt oss: redaksjonen@statogstyring.no