Den største tidstyven: åpenhet

De fleste klager på tidstyver gjelder åpenhet og innsyn i forvaltningen. Dette viser den foreløpige oversikten over på offentlige virksomheters meldinger om hvilke tidstyver som stjeler tid fra annet viktig arbeid i etatene.

Problemer med offentlighetsloven og regelverket for offentlige anskaffelser er de hyppigst innmeldte tidstyvene i den store tidstyvjakten som er satt i gang av Jan Tore Sanner og Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

Nå har Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) analysert meldingene som er kommet inn og funnet noen interessante mønstre. Dette kom fram på et erfaringsseminar som direktoratet arrangerte tirsdag:

Prinsipielt et gode

Antallet tidstyver som er meldt inn til de ulike departementene er totalt 1192, og av disse er klager på innsynsbegjæringer i forvaltningens dokumenter den største gruppen. Slikt innsyn er regulert av offentlighetsloven, og i praksis foregår bestillingene av dokumenter fra forvaltningen gjennom Offentlig elektronisk postjournal (OEP), som årlig kanaliserer over 60 000 innsynsbegjæringer bare til departementene. I tillegg kommer et stort antall som går til underliggende etater.

Les også: Oppskrifter for forenkling

En tilbakemelding dreier seg om misbruk av ordningen med innsyn, som Direktoratet for byggforvaltning beskriver slik:

«Håndtering av innsynskrav er og skal være et arbeidsfelt med prioritet av gode, prinsipielle grunner. Allikevel ser vi også her at konsekvensene av et regelverk som i utgangspunktet var godt ment fører til en vekst i arbeidsmengde for den enkelte virksomhet som blir en betydelig tidstyv. Medieoppslag har også vist til at mange anonyme personer krever innsyn i et betydelig antall dokumenter så og si for sportens skyld.»

Les også: Forvaltningens kamp mot offentlighet

Stramme frister

En ganske typisk henvendelse dreier seg om ønske om at dokumenter skal ligge ute i fulltekst, for å slippe manuell behandling av innsynsbegjæringer. Systemet er i dag slik at det bare er journalen som ligger i OEP. Brukere må søke om innsyn i dokumentene, søknader som behandles av saksbehandler og oversendes enkeltvis til hver enkelt søker. Mange som har rapportert inn dette problemet som en tidstyv mener at dokumentene kan ligge ute på nettet i fulltekst, ikke bare med journalopplysninger om avsender, mottaker, dokumentnummer etc.

Andre klager gjelder fristene som er satt for å innvilge eller avslå innsyn, som denne fra Kunnskapsdepartementet.

«2013 mottok KUD 5939 innsynsbegjæringer. Dersom man anslår at hver begjæring tar 2 timer i snitt. 12 000 timer= ca. 6 årsverk. Dette er før saksbehandling knyttet til klager på avslag som er langt mer tidkrevende og som skal behandles uten ugrunnet opphold. Poenget er ikke å svekke åpenhet i forvaltningen, men å belyse konsekvensene av knappe frister. Som følge av at innsynsbegjæringer medfører kompliserte vurderinger, er det ikke sjelden slik at eksperter på et område eller lederen for en enehet som må vurdere innsyn. Fristene for å avgjøre innsynbegjæringer fører til at det blir mindre tid til rådighet til å behandle andre saker (som oftest også skal utføres innen en gitt frist) med risiko fro at kvaliteten i saksbehandlingen blir skadelidende.»

Kunnskapsdepartementet foreslår derfor at «Fristene må gjøres mindre absolutte. Det bør vurderes om det er mulig å redusere omfanget av innsyn for eksempel ved å fjerne adgangen til anonyme innsynsforespørsler.»

Bildet viser de mest brukte søkeordene i Offentlig elektronisk postjournal siste uke.