Laber tidstyvjakt i departementene

Jakten på tidstyver i offentlig forvaltning er langt mindre aktiv enn forventet, ifølge en fersk rapport. Årsakene er at de fleste departementene ikke føler seg knyttet til prosjektet, og ikke involverer seg i det.

Et av regjeringens store prestisjeprosjekt har vært jakten på tidstyver i forvaltningen. Prosjektet har hatt som målsetting å identifisere tungvinte prosesser eller prosedyrer som offentlig ansatte kaster bort tid på, og som begrenser deres muligheter til å utføre kjerneoppgavene sine.

Mindre enn ønskelig

I et notat fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difis) beskrives situasjonen for prosjektet i ganske kritiske ordelag. Difi er ansvarlig for den praktiske gjennomføringen av prosjektet som Kommunal- og moderniseringsdepartementets nærmeste forvaltningsorgan i slike spørsmål.

Difis tolkning av resultatene  er hard: «Likevel kan vi fastslå at det har vært langt mindre aktivitet enn det som er ønskelig. Vi stiller også spørsmål ved kvaliteten på noe av det arbeidet som er igangsatt», skriver Difi i notatet til Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

Stort omfang

Prosjektet har pågått siden 2014 og har engasjert mange ansatte i hele forvaltningen. En av de grunnleggende metodene i prosjektet har vært at virksomheter i den ytre forvaltningen skal melde fra om tidstyver som er pålagt dem av andre. Men også departementer og sentrale forvaltningsorgan har deltatt i innmelding av tidstyver. Til nå er det kommet inn vel 1800 tidstyver.

Dette antallet blir betraktet som høyt, og kartleggingen har avslørt at mange tidstyver dreier seg om tungvint og omfattende rapportering, trege og gammeldagse datasystemer, meningsløst dobbeltarbeid, store mengder innsynsbegjæringer og et svært detaljert innkjøpsreglement.

Manglende involvering

Hovedutfordringen ved å fjerne tidstyvene har vært at ledelsen i mange sektordepartementer har oppfattet prosjektet som styrt av Kommunal- og moderniseringdepartementet, og noe som delvis har kommet inn på siden av deres egne effektiviseringsprosjekter. Difi-notatet viser her blant annet til en evaluering fra konsulentselskapet Rambøll som peker på disse faktorene:

• Manglende eierskap til prosjektet og dets innhold og resultat i de andre departementene (enn KMD). Det gjelder både på politisk og administrativt nivå.
• Manglende involvering og trykk i styringsdialogen fra sektordepartementene.

Avvisende holdning

Et av departementene som har vært tilbakeholden med å fjerne tidstyver er Helse- og omsorgsdepartementet. Norsk pasientskadeerstatning hadde blant annet rapportert inn en rekke tidstyver som kunne fjernes. Men Difi skriver at «I departementet er forslagene enten
avvist, eller det vises til at forslagene må behandles i annen sammenheng.»

Kunnskapsdepartementet har derimot vist en langt mer aktiv holdning til å fjerne tidstyver, og har blant annet satt i gang et arbeid for at tungvint trapportering av de samme opplysningene til flere institusjoner blir erstattet av rapportering bare en gang.

 

Kilde: Videreføring av tidstyvarbeidet. Difi- brev til KMD 29.8.2016

Illustrasjon: Status for tidstyvarbeidet i utvalgte departementer. Kilde: Difi