Byråkratisering er bra! Delvis.

Den utskjelte byråkratiseringen er bra opp til et visst punkt. Det punktet har engelske forskere funnet. Det trengs færre byråkrater enn mange mistenkte, men kanskje ikke få nok for andre.

At byråkratisering er en dårlig ting, er tydeligvis noe alle er enige om. Kanskje det likevel ikke er så sikkert. For i følge ny forskning er byråkratisering bra. Til en viss grad. I hvert fall hvis man aksepterer et annet ord for byråkratisering.

«Administrativ intensitet» er et begrep som ikke så ofte brukes, men som ofte ligger i bakgrunnen for mye av debatten omkring størrelsen og effektiviteten til byråkratiet.
Dette begrepet defineres som forholdet mellom den administrative kapasiteten på «bakrommet» og de resultatene og tjenestene som leveres i førstelinjen.

Dette begrepet er altså svært viktig i debatten om hvorvidt store og godt bemannede organisasjoner leverer dårligere resultater enn slankere organisasjoner. Det blir ofte antatt at godt bemannede organisasjoner ikke kan levere tjenester effektivt. Men tre engelske forskere som har studert fenomenet mener at man også kan gå utifra at det administrative personalet i en organisasjon bidrar sterkt til de faktiske tjenestene som blir produsert i førstelinjen. De kan være avgjørende for gode prestasjoner.

Kapasitet til å levere
Forskerne fra Universitetene i Cardiff og Warwick mener at spørsmålet om hvilken betydning administrative intensitet har, ikke har vært skikkelig utforsket. Og det vil de gjøre noe med.

Administrative funksjoner regnes som de stillinger som ikke har noen direkte rolle i produksjonen av tjenester, slik som ledelse og støtteavdelinger som økonomi, personal, IT.

Tidligere forskning har tendert mot at en stor administrasjon bidrar til den byråkratiske byrden i organisasjoner. Spesielt ifølge public choice teoretikere kan ledelsen i offentlige organisasjoner bygge ut store administrasjoner fordi politikere ikke stiller sterke nok krav om effektiv produksjon av tjenester.

Men det kan faktisk være at administrativ intensitet fører til positive resultater.
Studier av f.eks. internett selskaper i perioden 1996-2001 viste at nye selskaper med høy administrativ intensitet gjorde det bedre enn sine slankere konkurrenter fordi de hadde større kapasitet til å håndtere tidligfasen i etableringen. Administrasjonen kunne fokusere på å støtte opp om aktiviteter som økte prestasjonene.

Økonomisk teori hevder at skalering, altså økt størrelse, gjør det mulig å spre kostnader utover på et større antall produkter, og dermed blir kostnadene redusert. Også lavere kostnader ved innkjøp, finansiering og innovasjon har vært knyttet til organisasjonsstørrelse.

Skalering og fortetting
Organisasjonsstørrelse og administrativ intensitet er altså to forskjellige krefter som disse forskerne studerer separat.
Forskerne forventer på bakgrunn av tidligere forskning og teori at administrativ intensitet vil føre til bedre resultater, opp til et visst punkt og at utviklingen vil ha en omvendt U-form. Stige til et visst punkt og så avta.

Forskerne analyserer 115 britiske universiteter for å teste sine hypoteser. Disse institusjonene blir utsatt for systematiske resultat-evalueringer hvert sjette år i regi av regjeringen. Men universitetene gjør også selv målinger om for eksempel studenttilfredshet.

Dette fokuset på brukerne og en tiltakende konkurranse mellom universitetene om studenter har ført til en økning i antall ledere på universitetene siden begynnelsen av 2000 tallet.

Variablene forskerne bruker for å måle deres prestasjoner er forskningsresultater og utdanning, testet mot de uavhengige variablene antall ansatte administratorer og antall ansatte forskere.

Forskningsresultatene til universitetene måles av en indikator som blir tildelt av sentrale myndigheter hvert år, rangert etter akademisk status beskrevet som «verdensklasse, internasjonal utmerket, eller anerkjent internasjonalt». Også antall doktorgrader og mengden forskningsfinansiering gjennom tildelinger og kontrakter regnes med i vurderingen av universitetenes forskningsresultater.

Utdanningsresultatene som ble brukt var student-tilfredshet, arbeidsmarkedet for uteksaminerte studenter og kontinuiteten til ferske studenter.

En halv byråkrat
De avhengige variablene som skal forklare eventuelle variasjoner i resultater er da et mål på administrativ intensitet. Dette er et mål som finnes ved å dele antallet administrativt ansatte, på antall akademisk ansatte.

De finner støtte for sin første hypotese om at administrativ intensitet fører til bedre resultater opp til et visst punkt. Dette punktet var like over gjennomsnittet for administrativ intensitet på 0.46. Altså cirka en halv administrativt ansatt pr. akademisk ansatt. Dette er det kritiske punktet. Etter dette går det nedover med resultatene.

De testet resultatene for mulig reversert kausalitet, altså at bra resultater fører til mer bemanning, men fant ingen sammenheng. Resultatene ble også testet mot andel studenter fra mindre privilegert bakgrunn, nærmere bestemt fra områder med liten utdannelse. De kontrollerte også for organisasjonstype, altså grad av akademikere som driver utelukkende med undervisning, og ansatte som driver med teknisk støtte som laboratorium, bygninger, IT etc.

Konklusjonen er at administrative intensitet øker både styrken i forholdet mellom størrelse og resultater, og mellom kompleksitet og resultater. Store og komplekse organisasjoner kan ha fordeler av å bruke større ressurser på administrasjon. Til en viss grad.

Rhys Andrews et al: When Bureaucracy Matters For Organizational Performance: Exploring The Benefits Of Administrative Intensity In Big And Complex Organizations. Public Administration, 2017.

 

Korrigering: Denne artikkelen er blitt oppdatert. Det stod tidligere “Altså en cirka en halv akademiker pr. administrativt ansatt.” Dette var feil. Det skal selvfølgelig være omvendt. “Altså cirka en halv administrativt ansatt pr. akademisk ansatt”